報關后，應當將材料分發(fā)其他部門，歸檔保留。報關材料是辦理會計處置、出口退稅和外匯核銷的必備材料，因此，應當建立材料交接的控制制度和控制表，具體

①海關完稅憑證、報關單外匯核銷聯(lián)、報關單退稅聯(lián)應當在取得當天或者第二天提交給財務部門。交接后雙方在簽收表上簽字。

②加工貿(mào)易手冊、進料加工進口報關單（出口退稅免稅證明）、手冊核銷申請表等材料應當在取得當天或者第二天提交給財務部門。

③建立單證交接登記臺賬。

④編制單證交接月度統(tǒng)計表，由關務管理人員和財務部門的管理人員進行填制。管理規(guī)范的公司往往會采用關務管理系統(tǒng)或者內(nèi)部管理系統(tǒng)，一般中小企業(yè)也應制作報關記錄表冊，這些系統(tǒng)或表格既可認為保留和分析報關信息所用，也可以控制保稅手冊平衡。報關部門，應當在取得材料后的當天將所有報關記錄錄入系統(tǒng)。如果是通過記錄表的方法記錄，應當將更新的記錄表提供應關務部門的管理層。

紙質(zhì)材料是報關、復核的重要材料。海關規(guī)定進出口報關單、協(xié)議、合同、發(fā)票、保險單據(jù)、運輸單據(jù)、進出口收付匯核銷單、往來函電、許可證、批件、結(jié)匯單、手冊復印件及其核銷結(jié)案表、其他與進出口業(yè)務直接有關的單證材料等應該自進出口貨物放行之日起保管三年，保稅進出口貨物、減免稅進口貨物應該自辦結(jié)海關手續(xù)之日起保管三年。

《海關稽查條例》第七條規(guī)定：與進出口活動直接有關的企業(yè)、單位應該按照有關法律、行政法規(guī)規(guī)定的保管期限，保管會計賬簿、會計憑證、會計報表和其他會計材料。報關單證、進出口單證、合同以及與進出口業(yè)務直接有關的其他材料，應該自進出口貨物放行之日起保管3年。

此外，文件和單證的歸檔應當留意以下幾點：恰當?shù)姆诸愞k法，比如依照業(yè)務類型區(qū)分并建立相應的文檔，分為一般貿(mào)易、減免稅、保稅貨物、海關稽查和檢查、其他特別事項等；以報關單為索引排序，所有的單證都與相應的報關單對應；在每個文檔上設立清單，記錄該文檔所有材料；文檔保留在固定的文件柜內(nèi)，而不是具體辦事人員的辦公桌里面，減少因經(jīng)辦人調(diào)離崗位或分開公司后隨身帶走文檔，或造成文檔缺失；關務管理人員或其他管理人員定期檢查文檔的完全性；公司內(nèi)部其他部門的人經(jīng)同意后可以查閱報關文檔。超過一定期限的材料，如三個月，歸入公司公共文檔柜。

目前絕大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)運用了盤算機信息管理系統(tǒng)，如企業(yè)資源計劃ERP、物資要求計劃（materialrequirementplanning，MRP）等，如果能夠?qū)①Q(mào)易和關務的合規(guī)性要求直接反應在系統(tǒng)設計中，或者從系統(tǒng)中直接提取海關申報數(shù)據(jù)和申報報表，將極大減少手工作業(yè)中可能發(fā)生的錯誤，以及依附人工斷定發(fā)生的差錯。