1.新加坡公司法定秘書的角色和責任
公司必需向ACRA提交公司和財務信息。此類信息必需真實且及時提交，并在ACRA的登記冊上公開。公眾可依賴此類信息查看公司營業(yè)狀態(tài)和任職人員，進而做出相應的業(yè)務決策。其他機構在實行監(jiān)管職能時也可依賴ACRA中的記載。依據(jù)《公司法》第401(2A)條，任何人若向ACRA提交虛偽信息或授權他人提交虛偽信息，一經(jīng)定罪，可處50,000新幣以下罰款及2年以下監(jiān)禁。
很多小公司容易犯以下的毛?。?/strong>1、大股東未能通知公司其持有好處；2、公司沒有注冊辦公地址；3、未能通知注冊辦公室地址和辦公時光的任何變化；4、未頒布公司名稱和注冊號；5、未能通知注冊服務機構董事、經(jīng)理、秘書和審計師的變革；6、未能在召開年度股東大會之日起一個月內(nèi)提交公司的年度報表；7、未經(jīng)注冊的公司就開端經(jīng)營業(yè)務和不正當使用的責任有限公司和Berhad（未注冊實體）。所以您須要一個有經(jīng)驗的公司秘書：1、成立公司并籌備各種公司文件，比如董事決定、股東決定等等；2、把任何變動、決定通知給ACRA；3、提供注冊地址。
2.按照法規(guī)聘任和委任公司秘書
新加坡會計與企業(yè)管制局(ACRA)規(guī)定每個公司必需在成立后六個月之內(nèi)聘任以及委任一位公司秘書。公司秘書將是確保公司完成由法律規(guī)定所需實行的行政和報告責任和任務的重要負責人。一些新成立的公司所需完成的法定條件包含申報年度回報以及紀錄和申報董事會決定。
3.公司秘書需具備的條件
《公司法》的第171節(jié)是重要針對公司秘書的章節(jié)，制訂了聘任公司秘書的準則。需注意的是第1節(jié)，因第1節(jié)注明了公司秘書必需長期居住在新加坡。這包含了新加坡國民，永久居民和商業(yè)入境證持有者。
第1(A)節(jié)也注明了公司秘書必需擁有“必備知識和經(jīng)驗來完成公司秘書的職務”。對于上市公司來說，會計與企業(yè)管制局將公司秘書定義為一位專業(yè)注冊申報員或者一位有資歷并且能夠到達要求的人。對于私人公司來說，任何長期居留于新加坡的新加坡國民或永久居民都能夠有資歷被委任為公司秘書。
4.公司秘書的任務
公司秘書的工作規(guī)模非常的廣，從到會計與企業(yè)管制局申報和更新公司資料到為首席執(zhí)行官籌備年度股東大會。以下是公司秘書大致上所需完成的其中幾種職務。請注意以下所提供的列表并非已列明所有公司秘書的職責，而且公司秘書還有其他不同方面的職責。
1、與會計與企業(yè)管制局更新以及申報資料①公司級管理人員的委任、辭職與身亡；②更新公司董事個人資料；③申報年度回報；④修正公司章程；⑤股利分配或轉讓；⑥更改公司名稱。2、維持法定紀錄①申報已被簽訂認可的董事會決定；②維持會議紀錄（年度股東大會和特殊股東大會）；③分發(fā)股票；④分發(fā)年度報告和公司賬目。3、籌備董事會和年度股東大會①分發(fā)公司財務報告；②加入會議并籌備會議記載；③籌備會議議程；④籌備董事決定。4、其他雜項服務①發(fā)出提示，提示申報期限；②保留以及確保準確使用公司印章；③監(jiān)視股東紀錄和股東動向；④維持股東關系。
5.公司秘書所扮演的角色
由于公司秘書普遍的工作規(guī)模和所需承擔的多項職責，公司秘書往往都在公司內(nèi)扮演多種角色。以下是公司秘書所需扮演的幾種角色。請注意以下所列并非列明了所有公司秘書所需扮演的角色。以下所列的只是用來描寫在新加坡公司秘書大致上所需扮演的角色。
1、行政管理人員公司秘書所扮演的重要角色就是當一名行政管理人員。這也是最能讓公司秘書為公司貢獻最多的角色。公司秘書，身為行政管理人員，所需做的就是負責任何與會計與企業(yè)管制局有關的合規(guī)工作以及確保公司在最后期限內(nèi)完成法定責任，比如準時申報年度回報。籌備年度股東大會和特殊股東大會的會議議程和會議紀錄是由公司秘書籌備和維持的。公司秘書也須要負責有關于公司股份管理，比如股票發(fā)行、轉移以及維持股份紀錄，等方面的行政要務。綜合來說，公司秘書是公司所有行政以及依從性相干的功能的骨干。他們必需確保公司完整以及準時到達所有由監(jiān)管部門，比如會計與企業(yè)管制局，所設的法律要求。公司董事只有在公司秘書妥當?shù)赝瓿伤?p style="text-align:center">
有行政上的責任的情形下能力夠專心打理生意。2、公司參謀由于公司秘書具有淵博的法律與合規(guī)架構以及內(nèi)部治理的知識，公司秘書常常會被訊問其建議。他們時常都會與公司董事和股東溝通，為他們提供有關于公司的要害信息來制訂策略或者彌補決策進程。公司秘書也能夠指出任何不符合合規(guī)規(guī)定的公司政策，贊助董事進行任何必要的修正。公司秘書所提供的建議和意見能夠確保公司妥當按照法律與合規(guī)架構來進行營業(yè)。3、公司信托雖可能只有少數(shù)人知道但依舊主要，公司秘書所需扮演的角色就是公司的信托。公司秘書既然扮演著信托的角色就必需熱誠地以公司最大的好處為動身點，并且避免或公開任何可能產(chǎn)生好處上的沖突。就如其他公司成員一樣，公司秘書也必需按照《公司法》和公司章程來進行工作。
6.公司秘書的主要性
由于公司秘書在公司內(nèi)所扮演的數(shù)個角色，尋找一家稱職并且可以信任的公司文秘企業(yè)絕對是一個極其主要而且不得歧視的進程。
公司秘書在法律合規(guī)方面所扮演的角色和需負責的職責是非常之主要的，因為任何在法律合規(guī)方面的任何瀆職都會對于公司和公司成員造成嚴重的效果。由于許多合規(guī)和申報要求都是由法律規(guī)定的，任何不遵照規(guī)定的行動都會是違法的。任何在合規(guī)方面犯下的毛病往往都會帶來昂貴的代價，將會受到處分包含了罰款，監(jiān)禁和罷黜公司董事或秘書的職務。因此公司秘書在確保公司運作順利以及在法律和合規(guī)環(huán)境保持誠信等方面極其主要。
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